實施檔案(an)數字化(hua)外(wai)包(bao)是一個(ge)科學管理(li)的過(guo)程。加強檔案(an)數字化(hua)外(wai)包(bao)過(guo)程管理(li)，應抓好檔案(an)部門(men)的安全管理(li)和外(wai)包(bao)公(gong)司規范管理(li)兩個(ge)關鍵(jian)環節。
（一(yi)）檔案部(bu)門(men)的(de)安全(quan)管理(li)
1.成立(li)由(you)主要領導或分管(guan)領導同(tong)志參加的檔(dang)案(an)數(shu)字化外包(bao)管(guan)理組織，明確檔(dang)案(an)數(shu)字化管(guan)理的部門、人員及其職(zhi)責。
2.根據(ju)檔案(an)數字化總(zong)體規(gui)劃，確定數字化外(wai)包(bao)檔案(an)的范圍，提出檔案(an)數字化外(wai)包(bao)安全管理要求和技(ji)術指標。
3.提出檔案數(shu)字(zi)化外包招(zhao)標(biao)文件中有關安(an)全管理的要求，協(xie)助(zhu)制定(ding)(ding)招(zhao)標(biao)文件，審定(ding)(ding)合同。
4.對數字(zi)化服(fu)務機(ji)構的(de)相關(guan)資質(zhi)、業績、人(ren)員、設(she)備和(he)加(jia)工軟件等(deng)進行考(kao)察，并了解是否存在違約行為(wei)、安全事故等(deng)不(bu)良記錄。在同等(deng)條件下，應優先選(xuan)用具(ju)有與數字(zi)化加(jia)工相關(guan)涉(she)密資質(zhi)的(de)數字(zi)化服(fu)務機(ji)構。
建立檔(dang)案數字(zi)化(hua)安全保密制度，與數字(zi)化(hua)服務機構(gou)簽訂(ding)安全保密協(xie)議，并(bing)對檔(dang)案數字(zi)化(hua)加工(gong)人員(yuan)進行安全保密教育(yu)。
5.制定檔案實體(ti)(ti)交(jiao)接(jie)、數(shu)字化(hua)加工過程管理、數(shu)字化(hua)成(cheng)果驗收(shou)與交(jiao)接(jie)、存儲介質(zhi)管理、檔案實體(ti)(ti)保護等操作規程或(huo)規章制度。

6.建立檔案數字(zi)(zi)化外(wai)包(bao)項目(mu)管理檔案，記(ji)錄檔案部門和數字(zi)(zi)化服務機(ji)構實施檔案數字(zi)(zi)化外(wai)包(bao)項目(mu)的全(quan)過程。
7.建立監(jian)管機(ji)(ji)制，對(dui)數字(zi)化服務機(ji)(ji)構的保(bao)密(mi)、安(an)全措施落實情況(kuang)進行監(jian)督、檢查，防止檔案(an)實體受損、丟失，杜絕數字(zi)化服務機(ji)(ji)構擅(shan)自(zi)復制、留存(cun)、使(shi)用檔案(an)信(xin)息的行為。
（二）加(jia)強對(dui)(dui)外(wai)(wai)包(bao)公(gong)司(si)的(de)規(gui)范管理。所謂對(dui)(dui)外(wai)(wai)包(bao)公(gong)司(si)業務行(xing)為的(de)規(gui)范管理，是指檔(dang)案館通過一系列措(cuo)施(shi)和(he)辦法，促(cu)使外(wai)(wai)包(bao)公(gong)司(si)人員以積(ji)極(ji)、主動的(de)態度(du)支持與配合(he)檔(dang)案數字化過程中(zhong)的(de)具(ju)體活動。
 加(jia)強外包工作(zuo)(zuo)的控制(zhi)(zhi)和(he)(he)(he)監督(du)。開展數字化外包合(he)作(zuo)(zuo)之前，應明(ming)確外包公司工作(zuo)(zuo)職(zhi)責(ze)和(he)(he)(he)任(ren)務(wu)，用合(he)同和(he)(he)(he)制(zhi)(zhi)度進(jin)行約(yue)束。簽訂保密協議，加(jia)強檔案安全教(jiao)育。福建檔案館要求(qiu)外包公司遵循的(de)規(gui)章制度和規(gui)范準則，應在檔案數字(zi)化加工(gong)場所張(zhang)貼上(shang)墻，或設置公告牌(pai)、LED顯(xian)示(shi)屏滾動顯(xian)示(shi)，要求(qiu)外包人員認識到并(bing)時刻(ke)遵守(shou)。對(dui)于違犯的(de)人員，檔案館應責令(ling)外包公司及時整改教(jiao)育。