隨著信息技術的飛速發展和辦公自動化的普及,電子檔案逐漸成為單位檔案管理的重要形式,而做好傳統檔案向檔案電子化的過渡,完善電子檔案的管理,也已成為了當前檔案管理工作的重要內容。

首先來介紹一下什么是檔案電子化，主要有一下三種形式：
1.存儲介質的電子化

傳統(tong)文書檔案(包括(kuo)公(gong)文、資料、圖(tu)表、照片(pian)、錄音、錄像等),基(ji)(ji)本上(shang)以紙張、照片(pian)、磁帶、光盤等形式存儲(chu)。占用(yong)空間較大(da),且易受到外(wai)界環境改變而損壞或失效(xiao),導致檔案信(xin)息丟失。如果(guo)實(shi)施了(le)檔案管理電(dian)子化(hua),所(suo)有的檔案信(xin)息以編譯過的代碼存儲(chu)在服(fu)務器上(shang),只占用(yong)一臺服(fu)務器的空間且數(shu)據可以隨時備份和(he)(he)轉移,基(ji)(ji)本不(bu)會損壞和(he)(he)丟失。

2.存儲方式的電子化

即在服務器(qi)上搭建一個虛擬的“檔(dang)(dang)案室”。例如基本的FTP文件管理系(xi)統(tong),就實現簡單(dan)的電(dian)子文件分類歸檔(dang)(dang)。而完整的檔(dang)(dang)案管理電(dian)子化系(xi)統(tong),則(ze)要求(qiu)按(an)照檔(dang)(dang)案信息的類別和(he)各自(zi)不同的屬(shu)性,以對應的規則(ze)上傳到服務器(qi)中。

3.檢索方式的電子化

要求(qiu)相關人員(yuan)有了(le)查閱檔案(an)的需(xu)求(qiu)之后,能(neng)夠通過(guo)檔案(an)管理(li)系統自主連接服務器,方便(bian)快捷地檢索到(dao)對應的電子文件,然(ran)后瀏覽、下載、打印或傳輸,從而完成對所需(xu)檔案(an)信息的請求(qiu)。  

“上面千條線，下面一根針”是紛繁復雜的基層工作的寫照，“表”哥、“表”叔的戲稱更反映了基層人員填報各種表格的無奈。基層衛生人員承擔基本醫療、基本公共衛生服務、家庭醫生簽約服務、健康脫貧等工作，這些工作既相互獨立又有密切聯系，只有統籌好才能事半功倍。推行居民健康檔案電子化，同步取消紙質健康檔案，被認為是切實為基層衛生人員減負的一劑良方。

對此，基層衛生人員無不拍手稱快——終于要從浩瀚的紙質檔案中解放出來了。紙質健康檔案消耗了大量人力物力，利用率不高。如果不向居民開放，缺少社會監督，一些數據還存在失真現象。但是，取消紙質檔案并不意味著原來的檔案不管做得好壞、真假，都可以一筆勾銷了；也不能認為居民健康檔案電子化，工作就一定變得簡單了。

要穩妥走好居民健康檔案電子化這一步，首先要妥善保管原有紙質健康檔案，以備查閱；其次，信息系統的完善是取消紙質檔案的先決條件，要做好居民電子健康檔案備份，確保數據安全；后面，居民健康檔案電子化后還要向社會開放，各基層醫療衛生機構要開展居民健康檔案“回頭看”，確保各項數據真實有效。

為基層衛生人員減負，僅靠取消紙質檔案是遠遠不夠的。衛生計生行政部門應將基本公共衛生服務、家庭醫生簽約服務、健康扶貧等工作統籌考慮，科學設計服務內容、表格等，不再出現隨訪一次，居民健康檔案要寫上、家庭醫生簽約服務手冊要填好、健康扶貧工作日志要記全、健康扶貧手冊要完善……之后還要補錄各種電子系統數據的現象。要做好信息化建設的頂層設計，實現隨訪一次，至多只填寫一次紙質記錄的目標。業務考核應以電子信息系統數據為主，考核服務成效，轉變基層工作指揮導向。

要從根本上解決問題，衛生計生行政部門要深入基層，傾聽基層心聲，才能制定出接地氣的政策。為基層減輕不必要的工作負擔的同時，還要切實提高基層工作人員的福利待遇，這樣，才能讓基層引得進人、留得住人，基層衛生工作才能進入良性循環。